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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - FORMALIZA

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Última actualización: 01 de Abril de 2026

 

Introducción y marco legal

En cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, FORMALIZA (en adelante, "FORMALIZA", "nosotros" o "el Responsable del Tratamiento") pone a disposición de sus clientes, usuarios y visitantes la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual regula la forma en que se recolecta, almacena, usa, circula y protege la información personal de quienes interactúan con nuestros servicios de formalización laboral y afiliación a la seguridad social.

 

Responsable del Tratamiento

 

Definiciones

  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, religión, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).

  • Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento (empleadores, empleados domésticos/trabajadores, y visitantes del sitio web).

  • Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

  • Encargado del Tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable (ej. proveedores tecnológicos, entidades de seguridad social).

  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

 

Datos personales que recolectamos

Dependiendo del servicio solicitado, FORMALIZA puede recolectar las siguientes categorías de datos:

a) Datos de identificación: nombres y apellidos completos, tipo y número de documento de identidad, ciudad/municipio y departamento de residencia, dirección, número de celular y correo electrónico — tanto del empleador (persona natural o representante de persona jurídica) como del trabajador.

b) Datos laborales y de contratación: cargo o tipo de servicio prestado, tipo de contrato, frecuencia y número de días laborados, valor del pago del servicio, fecha de vinculación/afiliación, y demás información necesaria para la elaboración del contrato laboral.

c) Datos relacionados con la afiliación al Sistema de Seguridad Social: Fondo de Pensiones, Entidad Promotora de Salud (EPS) y Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la cual se encuentra o será afiliado el trabajador.

Nota sobre datos sensibles: FORMALIZA no solicita ni almacena diagnósticos médicos, historias clínicas ni información sobre el estado de salud de los titulares. Los datos relacionados con la EPS/ARL/Fondo de Pensión se recolectan únicamente con fines de identificación de la entidad afiliadora, como parte del trámite de formalización laboral, y se tratan con las medidas de seguridad reforzadas aplicables a este tipo de información.

d) Documentos de soporte: copia del documento de identidad del empleador y del trabajador, y demás soportes documentales necesarios para adelantar el proceso de afiliación y contratación.

e) Datos de navegación y contacto comercial: información suministrada voluntariamente a través de nuestros formularios de contacto, calculadora salarial o canales de WhatsApp (nombre, celular y correo electrónico, cuando el usuario decide compartirlos).

 

Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados serán utilizados para:

  1. Gestionar el proceso de afiliación de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social (salud, pensión, ARL y caja de compensación).

  2. Elaborar el contrato laboral y demás documentación asociada a la relación laboral entre empleador y trabajador.

  3. Calcular y liquidar los pagos correspondientes a seguridad social, prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral.

  4. Generar y entregar planillas de pago (PILA), certificaciones y desprendibles de pago, cuando sean solicitados.

  5. Administrar la relación comercial con nuestros clientes, incluyendo la atención de solicitudes, quejas y reclamos (PQRS).

  6. Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio contratado (recordatorios, confirmaciones, novedades).

  7. Dar cumplimiento a obligaciones legales y regulatorias aplicables a la actividad de FORMALIZA.

  8. Con autorización expresa adicional, enviar información comercial sobre nuestros servicios y planes.

FORMALIZA no vende, alquila ni comercializa los datos personales de sus titulares con terceros ajenos a las finalidades aquí descritas.

 

A quiénes podemos compartir la información

Para cumplir con las finalidades anteriores, los datos personales pueden ser compartidos con:

  • Entidades del Sistema de Seguridad Social: EPS, Fondos de Pensiones, ARL y Cajas de Compensación Familiar, para efectos de la afiliación y pago de aportes.

  • La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) y demás plataformas gubernamentales requeridas para el cumplimiento de obligaciones laborales.

  • Proveedores tecnológicos que prestan servicios de almacenamiento y procesamiento de información en la nube (bajo acuerdos de confidencialidad), necesarios para la operación de nuestras herramientas internas y plataforma web.

  • Autoridades administrativas o judiciales, cuando exista un requerimiento legal.

Transferencia internacional de datos: algunas de las herramientas tecnológicas que usamos para operar (almacenamiento en la nube, alojamiento web) pueden procesar o almacenar información en servidores ubicados fuera de Colombia. En estos casos, FORMALIZA verifica que dichos proveedores ofrezcan niveles adecuados de protección de datos, conforme a lo exigido por la normativa colombiana vigente.

 

Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FORMALIZA.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley exceptúe este requisito.

  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación (por ejemplo, obligaciones de conservación de información laboral o tributaria).

  6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

Procedimiento para ejercer sus derechos

Las consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales pueden enviarse a:

Tiempos de respuesta:

  • Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

  • Reclamos: serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Autorización del titular

Al momento de diligenciar el formulario de registro y suministrar su información a través de nuestros canales (formulario web, WhatsApp, correo electrónico u otros), el titular otorga su autorización previa, expresa e informada para que FORMALIZA trate sus datos personales conforme a las finalidades descritas en esta política. En el caso de datos de terceros (por ejemplo, cuando un empleador suministra los datos de su trabajador), el empleador declara contar con la autorización correspondiente del titular para compartir dicha información con FORMALIZA.

 

Medidas de seguridad

FORMALIZA ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación, tales como control de acceso restringido a la información, uso de plataformas con estándares de seguridad reconocidos, y capacitación del equipo interno en el manejo confidencial de la información.

 

Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política, así como con los términos de conservación documental exigidos por la normativa laboral, tributaria y de seguridad social aplicable en Colombia.

 

Menores de edad

FORMALIZA no recolecta ni trata intencionalmente datos personales de menores de edad. Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad, en su calidad de empleadores o trabajadores.

 

Modificaciones a esta política

FORMALIZA podrá modificar la presente política en cualquier momento, con el fin de mantenerla actualizada frente a cambios normativos o en nuestros procesos internos. Cualquier cambio sustancial será informado a través de nuestro sitio web, indicando la fecha de la última actualización.

 

Vigencia

Esta política rige a partir de su fecha de publicación en el sitio web https://www.formalizapp.com y permanecerá vigente mientras FORMALIZA continúe realizando tratamiento de datos personales, sin perjuicio de las modificaciones que se realicen conforme al numeral anterior.

Este documento es un borrador de referencia elaborado con base en el marco general de protección de datos personales en Colombia. Se recomienda su revisión por un abogado antes de su publicación oficial, especialmente en lo relacionado con el tratamiento de datos vinculados a la seguridad social y la responsabilidad frente a terceros (trabajadores) cuyos datos son suministrados por el empleador.

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